AI Act: obblighi per Pubblica Amministrazione e aziende

Aggiornato al 29 luglio 2026. L’AI Act, Regolamento (UE) 2024/1689, riguarda soggetti pubblici e privati che sviluppano, forniscono, importano, distribuiscono o utilizzano sistemi di intelligenza artificiale nell’Unione europea. Gli obblighi dipendono soprattutto dal ruolo ricoperto, dalla finalità del sistema e dal suo livello di rischio.

Non è quindi sufficiente domandarsi se un’organizzazione “usa l’AI”: occorre censire i sistemi, capire come vengono impiegati e stabilire per ciascuno se l’ente agisce come fornitore o come utilizzatore professionale, definito dal regolamento deployer.

Il calendario di applicazione

• Dal 2 febbraio 2025: si applicano i divieti relativi alle pratiche AI vietate e l’obbligo di assicurare un livello adeguato di alfabetizzazione sull’intelligenza artificiale.
• Dal 2 agosto 2025: si applicano le regole di governance e gli obblighi per i fornitori di modelli di AI per finalità generali.
• Dal 2 agosto 2026: entrano in applicazione, tra le altre, le regole di trasparenza per determinati sistemi e contenuti generati o manipolati dall’AI.
• Dal 2 dicembre 2027: secondo il calendario UE aggiornato, si applicheranno le regole per i sistemi ad alto rischio nei settori sensibili elencati nell’Allegato III.
• Dal 2 agosto 2028: è prevista l’applicazione delle regole per i sistemi ad alto rischio incorporati in prodotti regolamentati.

Il calendario è stato modificato nel 2026. Prima di pianificare un progetto è quindi opportuno verificare la versione vigente delle scadenze sulla pagina ufficiale della Commissione europea dedicata all’AI Act.

Obblighi che interessano tutte le organizzazioni

1. Inventario e classificazione dei sistemi

PA e aziende dovrebbero mantenere un inventario aggiornato degli strumenti AI utilizzati, incluse funzionalità incorporate in software già acquistati. Per ciascun sistema vanno documentati finalità, dati trattati, persone interessate, fornitore, responsabile interno e livello di rischio.

2. AI literacy

L’articolo 4 richiede a fornitori e deployer di adottare misure affinché personale e collaboratori coinvolti abbiano competenze adeguate. La formazione deve essere proporzionata alle conoscenze tecniche, al contesto d’uso e alle persone su cui il sistema può produrre effetti. Non basta quindi un corso generico: servono istruzioni, limiti operativi e responsabilità coerenti con il caso d’uso.

3. Esclusione delle pratiche vietate

Occorre verificare che nessun progetto ricada nelle pratiche proibite dall’articolo 5, tra cui specifiche forme di manipolazione, sfruttamento delle vulnerabilità, social scoring, riconoscimento delle emozioni in determinati contesti e alcune applicazioni biometriche. La valutazione deve riguardare l’uso concreto, non soltanto la descrizione commerciale del prodotto.

4. Trasparenza

Dal 2 agosto 2026 diventano applicabili specifici obblighi di trasparenza. In determinati casi le persone devono sapere che stanno interagendo con un sistema AI. I deployer devono inoltre informare gli interessati in presenza, ad esempio, di deepfake, riconoscimento delle emozioni, categorizzazione biometrica o contenuti AI su temi di interesse pubblico privi di revisione umana o controllo editoriale. La Commissione ha pubblicato apposite linee guida sugli obblighi di trasparenza.

5. Privacy, sicurezza e controllo dei fornitori

L’AI Act non sostituisce GDPR, norme sulla sicurezza, diritto del lavoro, proprietà intellettuale e disciplina settoriale. Vanno valutati base giuridica, minimizzazione, trasferimenti, conservazione, sicurezza e necessità di una valutazione d’impatto privacy. Contratti e procedure di acquisto devono chiarire uso dei dati, localizzazione, subfornitori, registri, incidenti, audit, aggiornamenti e condizioni di uscita dal servizio.

Gli obblighi specifici per la Pubblica Amministrazione

Una PA che utilizza un sistema AI è normalmente un deployer. La responsabilità non viene trasferita integralmente al fornitore: l’amministrazione deve verificare che il sistema sia appropriato alla finalità pubblica, che vi sia una base giuridica e che il procedimento mantenga garanzie, trasparenza e possibilità di controllo umano.

Per i sistemi ad alto rischio, le autorità pubbliche e gli organismi di diritto pubblico devono, tra l’altro:

• utilizzare il sistema secondo le istruzioni e monitorarne il funzionamento;
• affidare la supervisione umana a persone competenti, autorizzate e messe nelle condizioni di intervenire;
• assicurare che i dati di input sotto il proprio controllo siano pertinenti e sufficientemente rappresentativi;
• conservare i log disponibili sotto il proprio controllo per il periodo previsto;
• segnalare rischi e incidenti e sospendere l’uso quando necessario;
• registrare l’uso del sistema nella banca dati UE quando richiesto;
• informare le persone quando il sistema prende o supporta decisioni che le riguardano;
• effettuare, prima del primo utilizzo, una valutazione d’impatto sui diritti fondamentali e comunicarne i risultati all’autorità competente.

Quando è necessaria anche una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, le due analisi devono essere coordinate. La FAQ ufficiale della Commissione su sistemi ad alto rischio e deployer chiarisce destinatari e contenuti essenziali della valutazione sui diritti fondamentali.

Nella pratica, la PA dovrebbe integrare questi controlli già nella programmazione e negli acquisti: requisiti verificabili nel capitolato, accesso alla documentazione, indicatori di qualità, test su errori e discriminazioni, supervisione umana, gestione dei reclami, portabilità e piano di cessazione. Particolare cautela è necessaria per servizi pubblici essenziali, istruzione, selezione del personale, biometria, controllo e sicurezza.

Gli obblighi per le aziende

Per un’azienda il primo passaggio è identificare il proprio ruolo. Chi acquista e usa un prodotto AI è in genere deployer; chi sviluppa un sistema e lo commercializza con il proprio nome può diventare fornitore, anche quando parte da modelli o componenti di terzi. Importatori, distributori e fabbricanti di prodotti hanno ulteriori responsabilità.

Un deployer di sistemi ad alto rischio deve seguire le istruzioni, predisporre supervisione umana, monitorare risultati e incidenti, governare i dati di input e conservare i log. Se il sistema viene usato sul luogo di lavoro, dipendenti e rappresentanze devono essere informati prima dell’utilizzo, ferme restando le ulteriori regole nazionali sul lavoro.

Il fornitore di un sistema ad alto rischio deve invece affrontare requisiti più estesi: gestione del rischio, governance e qualità dei dati, documentazione tecnica, registrazione degli eventi, trasparenza, supervisione umana, accuratezza, robustezza, cybersicurezza, sistema di gestione della qualità, valutazione di conformità, registrazione e monitoraggio successivo alla commercializzazione. Una modifica sostanziale di un sistema esistente può cambiare ruolo e responsabilità dell’azienda che la realizza.

I fornitori di modelli di AI per finalità generali sono soggetti a una disciplina distinta, che comprende documentazione, informazioni per gli utilizzatori a valle, policy sul diritto d’autore e sintesi dei contenuti di addestramento; per i modelli con rischio sistemico sono previsti obblighi aggiuntivi. La Commissione riepiloga questi adempimenti nella pagina ufficiale sugli obblighi per i modelli GPAI.

Una roadmap operativa

1. nominare un referente e definire una policy interna sull’AI;
2. censire sistemi, funzioni AI incorporate e sperimentazioni informali;
3. identificare ruolo, finalità, persone coinvolte e classe di rischio;
4. bloccare gli usi vietati e gestire quelli non autorizzati;
5. predisporre formazione differenziata per ruoli;
6. aggiornare valutazioni privacy, sicurezza, acquisti e contratti;
7. definire supervisione umana, registri, test e gestione degli incidenti;
8. pianificare trasparenza, valutazioni d’impatto e registrazioni richieste;
9. riesaminare periodicamente sistemi, fornitori e modifiche normative.

Conclusioni

L’AI Act non impedisce l’adozione dell’intelligenza artificiale: richiede di renderla governabile. Per PA e aziende il lavoro più utile consiste nel conoscere i sistemi già presenti, assegnare responsabilità e incorporare controllo, trasparenza e sicurezza fin dalla progettazione.

Questo articolo ha finalità informativa e non costituisce consulenza legale. Classificazione e obblighi devono essere valutati sul caso concreto insieme alle competenze legali, privacy, organizzative e tecniche necessarie.